Além de automatizar e facilitar, a inovação oferece maior segurança dos dados
Para dar celeridade, eficácia e maior eficiência ao serviço de inventário, servidores do setor de patrimônio da Maternidade Escola Santa Mônica (MESM) desenvolveram um sistema de alimentação de dados on-line para cadastro e atualização de todo o patrimônio da unidade.
De acordo com Alessandro da Silva, coordenador do setor, anteriormente, o trabalho de inventário era realizado de forma manual, ou seja, os servidores se encaminhavam até o setor a ser inventariado, coletavam todos os dados e anotavam em um papel. “Com os dados anotados, nós voltávamos para o nosso setor e preenchíamos a planilha no excel. Eram dois trabalhos, anotar o patrimônio inventariado e depois registrar na planilha. Agora, depois que desenvolvemos esse sistema, fica tudo mais prático, pois quando anotamos o item, ele já vai direto para a planilha, de forma automática e em tempo real”, disse Alessandro.
O sistema utiliza o google planilhas e o app sheets. “O desenvolvimento do sistema oportunizou uma melhora na segurança dos dados, tendo em vista que o acesso geral ao sistema é feito somente pelos servidores do setor de patrimônio mediante login e senha”, ressaltou o coordenador.
Cleanvansostenis de Medeiros Gama, servidor do setor e também um dos desenvolvedores do sistema, complementou que ao fim do inventário é criado um QR code que pode ser acessado apenas pelo coordenador do setor inventariado. “A ideia é que o coordenador tenha acesso a todo o patrimônio do seu setor, se tornando, desse modo, também responsável pelo cuidado e preservação, além do controle na entrada e saída dos bens do seu setor”, disse o servidor.
Ainda de acordo com Sostenis, a inspiração para o desenvolvimento do sistema veio desde o seu setor anterior, o raio x, em que ele conseguiu automatizar o envio das imagens obtidas diretamente para o setor solicitante, evitando assim, gastos com compra de insumos. “Além disso, soubemos que, no ano passado, o setor de transporte também conseguiu automatizar o cadastro dos motoristas para o controle da entrada e saída de veículos da maternidade, então foi mais um motivo para nos inspirar e desenvolver nosso próprio sistema, que facilitou muito nosso trabalho”, concluiu.
Ascom MESM